プロフェッショナルな秘書になるためにマスターするべき5つのスキル

今日の秘書として、あなたは幅広い業務と責任を負わなければなりません。ただ電話の受け答えをするだけや上司の日程調整を行なっていれば良いだけではないのです。手紙やメールの作成、出張の手配、会議やカンファレンスの計画の補助、リサーチ、プレゼンテーションの立案などをすることもあるのです。
個人の秘書でも企業全体の秘書でも、最小限の監督下で効果的な管理補佐を提供する必要があるのです。

以下プロフェッショナルな秘書になるためにマスターするべき5つのスキルです。
1. タイムマネジメント
タイムマネジメントスキルは、ハイレベルな生産力を維持し締め切りに間に合わせるために仕事の計画を立てる上で役に立ちます。
例えば:もしあなたの上司が必要な書類を月曜日の朝10時までに準備するように言ってきたなら、あなたはそれを確実に完了させておかなければなりません。そうしなければ面倒なことになります。もし月曜の朝にやらなければならないことが他にあるのなら、タイムマネジメントスキルを使ってどのように全てをこなすのか計算すれば良いのです。

2. リサーチ
リサーチスキルは重要な情報を入手する上で役立ちます。例えば、あなたの部門からの資金提供の要求のメールに返信する前には一定のリサーチが必要になりますし、あなたの上司の出張の予約をする上でも、出張先についてリサーチするでしょう。もしあなたに必要なリサーチスキルがなければ、上司に労働ビザが必要なのか、旅行者ビザでも良いのかというような重要な情報を見落としてしまうかもしれません。

3. コンピューターのスキル
多くの仕事がコンピューターで行われることから、以下のようなコンピュータースキルは必須になります。
・タイピング
・スキャンと印刷
・Microsoft officeなどのソフトウェアの使用
・インターネットブラウザの使用
リサーチスキルとともに、コンピュータースキルはあなたの仕事をより素早く効果的なものにします。またより上のコンピュータースキルは仕事に応募する際に役立つでしょう。

4. コミュニケーションスキル
プロフェッショナルの秘書として、あなたは定期的に人と交流します。それは体面だけではなく、電話やメールも含まれます。ですから、プロとして丁寧に明確にコミュニケーションをとるにはどのようにすれば良いのかを知っておく必要があります。それは訪問者、顧客、同僚、上司、サービス提供者全てに言えます。

5. ノートをとる
秘書は分単位の会議でメモを取ることを依頼されることがよくあるので、手書きでも音声レコーダーでもいいので、ノートをとる習慣を身につけておきましょう。

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