管理補佐の仕事につく方法

高卒で仕事をしようとしているのなら、秘書か管理補佐の仕事を検討してみてください。高校卒業後に準学士を取るか、秘書の研修プログラムを受けることで、この分野で秀でることができます。
ますます多くのセクターで、秘書は学士を持っていたり、公認合法秘書や有資格の医学管理補佐など、特別な資格を持っていることが多いです。

秘書や管理補佐に必要とされる条件
管理部門で働くには、様々なテクノロジーを使うことに長けていることが好ましいです。書類を集め、プレゼン用のスライドを一緒にしたり、スプレッドシートを作ったり、データベースの管理やウェブサイトの更新をしなければならないかもしれません。また、Microsoft officeや電子メール、インターネットを使うことにも慣れていた方が良いでしょう。中小企業の仕事では、QuickBooksやその他の会計ソフトウェアの使い方を知っておく必要があるかもしれません。
口頭や文書でのコミュニケーションスキルは必要不可欠です。オフィスで仕事をする場合は詳細志向や校正スキルが必要になります。また、読み書きや編集を含む英語のスキルがあるとなお良いでしょう。ドキュメントやウェブサイトを作ることまでが職務となっている仕事もあります。ウェブコンテンツやその他のコミュニケーションツールの作成や改訂のスキルも必要になる場合があります。
職場管理者の役割はあなたの責任の一部になるかもしれません。優秀な管理者になるためには、マルチタスクをこなし、よくまとまっていなければなりません。管理者として、表彰ディナーや基金集めのためのイベントなど、スタッフのためのイベントを企画したり、クライアントとの会議を設定し同僚のスケジュールを調整したりします。

秘書や管理補佐の仕事を見つける方法
まず仕事探しを始める前に、以前の雇用主からの推薦状を集めましょう。もし職務経験があまりないのなら、個人的なリファレンスを使うことも可能です。
秘書や管理補佐を採用している雇用主は、気持ちよく働くことができ、他のスタッフと打ち解け、企業秘密のような情報の扱いを託せる人を探しています。推薦状はこれらの能力を裏付けることができます。
あなたのネットワークの中に飛び込み、仕事がないかを探してみましょう。FacebookやLinkedinの連絡先、家族、友達、ご近所さんや以前の雇用主に連絡を取り、あなたが探している職場について伝え、紹介してもらえないかをあたってみましょう。
例えば法律、出版、高等教育などのセクターで仕事を探しているのなら、その分野での雇用を知っている人がいないかを尋ねてみましょう。

応募する
あなたは雇ってもらっている会社の代表者になり、顧客やクライアントに最初に印象を与える人になるのです。つまり、端正なイメージや対人関係のスキルは秘書や管理補佐をやりたい人たちにとっては重要になります。
雇用主から何か知らせを受けたのなら、あなたは他の候補者と比べて一歩先にいると思って良いでしょう。推薦状と履歴書を持って、地域の組織や企業を訪れてみましょう。ここに個人的な応募の仕方を記載しています。
警備員に微笑みかけ、企業の監督者または管理者とスタッフをサポートするポジションについて話ができるかどうか聞いてみましょう。管理者が面会不可の場合は受付にあなたについて鍵となるポイントをいくつか伝え、履歴書を受け取ってもらえるかどうかを聞いてみると良いでしょう。

オンラインで仕事を探す
管理補佐、マーケティング補佐、編集補佐、医療秘書、法律関係の秘書、オフィスアシスタントなどのキーワードをGoogleに入力して求人の一覧を手に入れましょう。多くの管理職は、地域の新聞や商工会議所のウェブサイトの求人欄に載っています。ベトナムであれば、キャリアリンクなどの人材紹介会社を使うのもあります。

管理補佐の仕事の面接
あなたのイメージやスキルは面接によって雇用主から評価されます。完璧に着こなし、身だしなみを整えて臨みましょう。温かい笑顔と握手で面接官に挨拶をしましょう。面接官が複数いる場合は、適切なアイコンタクトをそれぞれの面接官と取りましょう。
面接に向けて、企業のことを調べて準備をしましょう。オフィスで何をしているか、顧客は誰なのかを知っておきます。またあなた自身を売り込むために、秘書や管理補佐として働く上で生かすことができる5~7の強みを手短に説明しましょう。どの強みにも、今までどこでそれを使い、どのような結果を生み出したのかを具体的な役割やプロジェクト、仕事を用いて説明できるようにしておきましょう。
あなたが過去に行ってきたこれらの話をすることで、あなたがその仕事にふさわしい人材であるということを雇用主に納得させることができます。そのポジションの求人広告や仕事内容を慎重に見直し、優遇や条件などをリスト化しておきましょう。どの資格についても、例示できるようにしておきましょう。
あなたの弱みや過去にした挑戦のような、管理者の面接でよく聞かれる質問に答える準備をしておきましょう。雇用主は過去の上司とあなたがどのように関わっていたのかを尋ねてくることがあるので、上司とともに解決した挑戦などを書面のリファレンスとともに説明できるようにしておきましょう。

面接後のフォローアップ
面接後すぐに、雇用主と働きたいということを記載したサンキューカードまたはサンキューレターを作りましょう。あなたと話す時間を作ってもらえたことに感謝していることや、そのポジションに自分がどれだけ向いているかを説明するようにします。
複数の面接官と会った場合は、それぞれの手紙に違うことを書くようにし、あなたがどれだけやる気があり、個を考えているかを示すようにします。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です