Mẹ tôi đến giờ vẫn giới thiệu với họ hàng rằng con gái bà “làm luật sư cho công ty”. Sai, nhưng sai một cách dễ thương. Tôi là chuyên viên pháp chế, và nếu ai hỏi chuyên viên pháp chế là gì, câu trả lời ngắn nhất tôi có là: người lo chuyện pháp lý cho đúng một tổ chức, ngồi ngay trong tổ chức đó, ăn lương tháng như kế toán hay nhân sự.

Trong bài: I. Định nghĩa không sách vở · II. Một ngày của tôi · III. Ba vị trí hay bị nhầm · IV. Muốn vào nghề cần gì · V. Hỏi đáp nhanh

I. Định nghĩa không sách vở

Trong tin tuyển dụng, bạn sẽ gặp đủ kiểu tên: chuyên viên pháp chế, chuyên viên pháp lý, legal executive, in-house legal specialist. Về bản chất là một. Người này không nhận vụ việc từ nhiều khách hàng như luật sư ở văn phòng luật. Toàn bộ công sức của họ dành cho một doanh nghiệp: giúp doanh nghiệp làm đúng luật, giảm rủi ro trong các giao dịch, và có sẵn phương án khi tranh chấp xảy ra.

Ở khu vực nhà nước, tổ chức pháp chế trong bộ, cơ quan ngang bộ và doanh nghiệp nhà nước có quy định riêng về chức năng, nhiệm vụ. Với công ty tư nhân thì chuyện có phòng pháp chế hay không là do công ty tự quyết. Thế nên cùng một chức danh, phạm vi việc ở tập đoàn đa ngành sẽ rộng hơn rất nhiều so với một công ty thương mại hai chục người, nơi chuyên viên pháp chế có khi kiêm luôn việc giữ con dấu.

II. Một ngày của tôi

Tôi kể một ngày thứ Ba gần đây, không tô vẽ.

Tám giờ, mở máy, thấy phòng mua hàng gửi bản hợp đồng cung cấp bao bì với một đối tác mới. Họ ghi chú “gấp, chiều ký”. Tôi đọc hết bản hợp đồng, đánh dấu bốn chỗ: điều khoản phạt chậm giao chỉ áp cho bên tôi mà không áp cho bên bán, thời hạn thanh toán không khớp với quy chế tài chính, thiếu điều khoản về chất lượng khi nghiệm thu, và luật áp dụng ghi là luật nước ngoài dù cả hai bên đều là công ty Việt Nam. Gửi lại bằng Track Changes kèm email giải thích từng điểm bằng ngôn ngữ của người mua hàng chứ không phải ngôn ngữ của người học luật.

Mười giờ, phòng nhân sự gọi. Một nhân viên kho vi phạm nội quy lần thứ hai, trưởng kho muốn cho nghỉ luôn. Tôi hỏi lại: lần một có biên bản không, nội quy đã đăng ký chưa, nhân viên có đang nuôi con nhỏ không. Câu trả lời của tôi là chưa được cho nghỉ ngay, phải làm đúng trình tự xử lý kỷ luật theo Bộ luật Lao động 2019 và nội quy công ty. Trưởng kho không vui. Chuyện thường.

Buổi chiều là hồ sơ doanh nghiệp. Công ty vừa bổ nhiệm giám đốc chi nhánh mới, cần nghị quyết, quyết định bổ nhiệm, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh. Phần này nhàm nhưng không được sai, vì sai một chữ trong tên là đi nộp lại.

Bốn giờ, sếp chuyển một công văn của cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Tôi không làm thay kế toán, nhưng ngồi cùng kế toán xem lời lẽ trong văn bản giải trình có tự nhận lỗi ở chỗ không cần nhận hay không. Đây là việc tôi thấy pháp chế giúp được nhiều nhất mà ít ai nhìn ra.

1. Nhìn lại ngày đó

Một ngày như vậy chạm tới hợp đồng, lao động, doanh nghiệp, thuế. Không có mảng nào tôi là chuyên gia sâu nhất công ty, nhưng tôi là người biết khi nào cần gọi chuyên gia, và biết hỏi đúng câu. Nếu muốn đặt vị trí này vào khung lớn hơn, với các cấp bậc và ngả rẽ nghề nghiệp, tôi có viết riêng một bài về bức tranh chung của nghề pháp chế doanh nghiệp.

III. Ba vị trí hay bị nhầm

Sinh viên hay hỏi tôi chuyên viên pháp chế khác gì trợ lý pháp lý. Trợ lý pháp lý (paralegal) chủ yếu tra cứu, chuẩn bị hồ sơ, lưu trữ, đi nộp giấy tờ. Họ hiếm khi đứng tên một ý kiến tư vấn. Chuyên viên pháp chế thì đưa ra ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung đó, ít nhất là trước trưởng phòng.

Chuyên viên tuân thủ (compliance officer) lại là chuyện khác. Ở ngân hàng, công ty chứng khoán, bảo hiểm, có cả một bộ phận chỉ làm việc kiểm tra xem công ty có chấp hành quy định chuyên ngành không, phòng chống rửa tiền ra sao, quy trình nội bộ có bị bỏ qua bước nào không. Họ làm việc với quy định nhiều hơn là với hợp đồng. Ở doanh nghiệp sản xuất hay thương mại thông thường, phần tuân thủ thường do pháp chế ôm luôn.

Còn luật sư? Chuyên viên pháp chế không cần thẻ luật sư. Khi công ty có tranh chấp ra tòa, người làm pháp chế chưa có thẻ có thể tham gia với tư cách người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp, chứ không phải với tư cách luật sư.

IV. Muốn vào nghề cần gì

Đầu vào tối thiểu ở hầu hết nơi tôi biết là bằng cử nhân luật. Chuyên ngành luật kinh tế, thương mại, dân sự, quốc tế đều được; luật hình sự hay hành chính thì vào hơi vất vả lúc đầu vì phải tự học thêm hợp đồng. Nhiều công ty nhận sinh viên năm cuối làm thực tập hoặc trợ lý rồi đào tạo dần.

Về kỹ năng, tôi xếp theo thứ tự mình thấy quan trọng. Thứ nhất là soạn thảo, viết một điều khoản mà hai người đọc ra cùng một nghĩa. Thứ hai là nói chuyện với người không học luật, vì khách hàng nội bộ của bạn là kế toán, kỹ sư, nhân viên kinh doanh. Thứ ba là tiếng Anh pháp lý, gần như bắt buộc ở doanh nghiệp có vốn nước ngoài. Thứ tư, nghe hơi kỳ, là thói quen kiểm tra văn bản còn hiệu lực hay không trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật trước khi trích. Văn bản thay đổi liên tục, và một trích dẫn sai làm mất uy tín nhanh hơn mười ý kiến đúng gây dựng.

Người ta tin chuyên viên pháp chế không phải vì họ thuộc nhiều điều luật, mà vì mỗi lần chỉ ra rủi ro, họ đưa kèm một cách làm khác.

Thu nhập thì tôi không nêu số, vì nó lệch nhau rất xa giữa ngành, quy mô công ty, khả năng ngoại ngữ và số năm làm thật. Tổ chức tài chính và doanh nghiệp vốn nước ngoài thường trả nhỉnh hơn, đổi lại khối lượng việc cũng nặng hơn. Sau hai ba năm, chuyên viên có thể lên cấp cao hơn, phụ trách mảng khó như mua bán sáp nhập hay tranh chấp, rồi trưởng nhóm, trưởng phòng.

V. Hỏi đáp nhanh

Hỏi: Không có chứng chỉ luật sư có làm chuyên viên pháp chế được không?

Đáp: Được. Đa số vị trí chỉ cần cử nhân luật và kinh nghiệm phù hợp. Thẻ luật sư là điểm cộng, nhất là khi ứng tuyển cấp cao hoặc ở công ty hay phải tranh tụng.

Hỏi: Công ty nhỏ có cần chuyên viên pháp chế không?

Đáp: Tùy. Nhiều công ty nhỏ thuê luật sư bên ngoài theo vụ việc và thấy đủ. Khi số hợp đồng mỗi tháng nhiều lên, hoặc công ty bắt đầu có nhân sự đông, thì một người pháp chế nội bộ thường rẻ hơn và nhanh hơn.

Ghi chú: bài này là trải nghiệm riêng của tôi ở vài doanh nghiệp, không thay được lời tư vấn pháp lý cho tình huống cụ thể của bạn.